“Le ho mai raccontato del vento del Nord?”
E’ questo il titolo, originale e intrigante, di un libro di qualche anno fa diventato presto un cult, in cui Emmi e Leo, a causa di un indirizzo sbagliato, avviano una corrispondenza via email che si trasforma in amicizia e poi attrazione, ancora più forte in quanto i due protagonisti non si sono mai incontrati e si conoscono solo per la gentile e leggera ironia con cui si scambiano idee, impressioni, pensieri.
Le email sono oggi non solo la versione 2.0 del romanzo epistolare, ma anche un normale canale di comunicazione, attraverso cui viene veicolato ogni genere di informazione: si calcola che ogni giorno i circa 2,2 miliardi di utenti di posta elettronica si scambino oltre 140 miliardi di email (di cui, si stima, il 70% sono messaggi spam o “non essenziali”).
A fronte di una tale massa di parole in circolazione, diventa molto importante “bucare il video” e definire una comunicazione chiara, univoca, incisiva. Soprattutto in ambito lavorativo.
E allora proviamo a vedere qualche suggerimento utile.
Destinatari: salvo si tratti di informazioni di servizio (vedi comunicati HR a tutti i dipendenti), quando una email ha tanti destinatari (ad esempio, in un progetto interfunzionale) occorre fare in modo che tutti si sentano coinvolti. Una buona soluzione può essere creare una lista con il nome o l’ambito del progetto (“gruppo di lavoro Logistica2”, “international team steel production”, “new 156 model”): crea un senso di appartenenza al gdl ed evita una lista di nomi.
Per quanto riguarda le copie/conoscenza, attenzione a calibrarle bene. Il top management viene inserito per trasmettere documenti di avanzamento, non per interloquire nelle fasi intermedie (e tantomeno per far passare messaggi indiretti di rimprovero a qualche destinatario).
Sulla funzione di CCN, il consiglio è di non utilizzarla mai: non è più professionale usare la massima trasparenza e trasmettere “in chiaro” i messaggi da veicolare?
Oggetto: fondamentale, è il motivo per cui si scrive. Deve essere autoesplicativo (“lavori preparatori per convocazione management meeting 12 giugno”; “progetto logistica: stato avanzamento al 12 giugno”). Attenzione ai successivi rewarding: un’email con un oggetto preceduto da 5 “R:” spesso ha cambiato completamente tema, aggiornatelo!
Lunghezza: qualche anno fa, in un’azienda campione del made in Italy, un manager anglosassone emanò una policy: nessuna email doveva superare le 6 righe.
Da tempo quel manager è passato (con ottimi risultati anche lì) in un’azienda concorrente, ma il suo imput è ormai diventato un sano costume aziendale, aiutato anche dall’uso standard di una lingua più sintetica come l’inglese.
In ogni caso, anche utilizzando la lingua di Dante, la sintesi è un ingrediente vincente per una comunicazione chiara e incisiva: il testo deve stare in meno di una videata e non si ricorre a trucchetti come caratteri microscopici o interlinee 0,5.
Struttura: essere sintetici non significa non strutturare la comunicazione.
Una chiara definizione dei temi (es.: stato dell’arte dei lavori; problemi emersi: definizione possibili soluzioni; prossimi passi) è anzi molto utile a chiarire meglio il messaggio.
Ottimo l’utilizzo di bullet point, particolarmente chiari; divieto assoluto di introduzioni chilometriche con riepiloghi di quanto fatto (che tutti conoscono)
Assolutamente vietate le espressioni colloquiali di lamentele, accuse o espressioni irritate: la scrittura serve proprio a mediare le reazioni e a smorzare i toni, per costruire frasi incisive, anche dure ma mai offensive (ricordatevi anche che verba manent e non è intelligente creare prove tangibili di una pur momentanea assoluta mancanza di leadership).
Mai chiudere un’email senza indicare chiaramente che cosa si chiede ed entro quando; mai saltare i saluti (non necessariamente formali); meglio ancora se ci si ricorda di ringraziare qualcuno per il contributo, per il lavoro, per la dedizione nel progetto.
Allegati: anche qui non inserire megabite a tutto spiano: allegare solo documenti necessari, meglio se pdf con nomi chiari (es.: “progetto Logistica2_presentazioneboard_bozza 12.6.2014)
Infine, una raccomandazione: scrivere un’email è un atto veloce, che possiamo fare a qualsiasi ora, lasciando una traccia comoda per chi la riceve e utile per chi la manda.
Ma non dimentichiamoci che un veloce, breve colloquio tra colleghi o tra capo e collaboratore non è una perdita di tempo ma un momento di dialogo e scambio che nessuna email – anche se scritta benissimo – potrà mai sostituire.
Chiara Guglielminotti
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